مقدمه ای بر مدیریت ساختمان و انتخاب مدیر ساختمان حرفه ای

مدیریت ساختمان بویژه در یک دهه اخیر یکی از شغل های تخصصی محسوب میشود و انتخاب مدیر ساختمان همیشه یکی از دغدغه های اصلی مالکین، ساکنین و بهره برداران در مجتمع های تجاری، اداری، ویلایی، مسکونی، تفریحی و خدماتی است.

مدیریت ساختمان را میتوان یکی از تخصص های بین رشته ای دسته بندی کرد چرا که یک مدیر ساختمان بایستی علم مدیریت، روابط عمومی، مالی، حقوقی، فنی و … را مسلط بوده تا بتواند حداقل در موضوعات عمومی تصمیم گیری و اقدام درست را نجام دهد.

در کشور ما نیز در صورتی که هرگونه حادثه و اتفاقی رخ دهد اولین فردی که سراغش میروند مدیر ساختمان است. لذا فرقی ندارد که شما دوستانه این مسئولیت بسیار مهم را قبول کرده اید یا مثلا در یک ساختمان بصورت دوره ای مدیر انتخاب میشود و …، در هر صورتی باید پاسخگوی موضوعات جاری ساختمان باشید.

البته این مطلب را هم فراموش نکنید که سازندگان و سرمایه گذاران در صنعت ساختمان، بویژه در یک دهه اخیر به موضوع مهم راه اندازی و مدیریت بهره برداری و نگهداری مجتمع ها در کاربری های مسکونی، اداری، تجاری، ویلایی و … بسیار بیشتر از قبل توجه داشته و این درک در قشر مهندسی ایجاد شده است که مدیریت صحیح این بخش میتواند در حوزه فروش ارزش افزوده بسیار بالایی را ایجاد نماید و عملا بخشی از فرآیند ساخت و ساز و فروش شده است.

همچنین سازندگانی که بصورت تخصصی کار کرده و برند سازمانی و شخصی برایشان مهم است عملا از امکان سنجی تا بهره برداری را برنامه ریزی میکنند.

ما در هلدینگ طاها که بعنوان برترین شرکت حوزه راه اندازی و بهره برداری مجتمع ها در استان تهران شناخته میشویم به مدل های نوینی برای مدیریت ساختمان بخصوص در ساختمان های مناطق شمال تهران و ساختمان های لوکس و لاکچری رسیده ایم که پیشنهاد میکنم اگر سازنده هستید و به دنبال تثبیت برند شرکت و شخص خود هستید حتما با ما تماس بگیرید و یا حتی میتوانید فرم مربوط به درخواست مشاوره جهت مدیریت ساختمان را تکمیل نمایید که کارشناسان و مدیران هلدینگ طاها با شما ارتباط گرفته و بصورت رایگان از خدمات مشاوره ما بهره مند شوید.

همکاران ما از مرحله طراحی اولیه نقشه ها در کنار شما بوده و کلیه مراحل را با نگاه مدیریت راه اندازی و اصول و مبانی بهره برداری بعنوان مشاور با شما دنبال خواهند کرد.

در پایان بخش مقدمه به شما پیشنهاد میکنم اگر علاقمند به آشنایی با خدمات مدیریت ساختمان هلدینگ طاها هستید ۱۵ خدمت اصلی در مدیریت ساختمان و ارائه خدمات هتلینگ مجتمع های مسکونی اداری ویلایی را مطالعه نمایید.

مدیر ساختمان حرفه ای چه ویژگی هایی دارد ؟

 

1) لزوم آشنایی کامل مدیر ساختمان با قوانین و مقررات حاکم بر مدیریت ساختمان ها

بله، اولین و یکی از مهم ترین شاخصه های یک مدیر ساختمان حرفه ای آشنایی کامل با قوانین و مقررات حاکم بر مدیریت ساختمان است. قرار نیست مدیر ساختمان در جایگاه یک وکیل یا حقوقدان با همه بندها و تبصره های قوانین آشنایی داشته باشد اما باید بصورت کلی این قوانین و سرفصل هایش را بشناسد تا در صورت لزوم به آنها مراجعه نماید یا تصمیمات خود را با آنها منطبق نماید. اساتید ما در آکدمی هلدینگ طاها در قالب دوره آموزشی رهبران مدیریت بهره برداری ایران این قوانین را بصورت کامل توضیح میدهند اما بصورت خلاصه برخی سرفصل های این قوانین بشرح ذیل است :

• قانون تملک آپارتمان ها – قانون آپارتمان نشینی

• مبحث ۲۲ مقررات ملی ساختمان (مراقبت و نگهداري از ساختمانها)

• قانون پیش فروش ساختمان ها

• اساسنامه و آئین نامه های اختصاصی مجتمع و استفاده از مشاعات

2) نظارت، کنترل، بازرسی مدیر ساختمان بر امور مرتبط با حوزه های پرسنلی و نگهداری ساختمان

بازرسی، اخذ تأییدیه و پیگیری کلیه امور مرتبط با مدیریت و نگهداری ساختمان و بایگانی تمامی اسناد و مدارک در پرونده های ساختمان جزوی از وظایف مدیر ساختمان می باشد.همچنین نظارت و کنترل بر عملکرد کلیه پیمانکاران و پرسنل شاغل در ساختمان و یا تامین نیروهای متخصص جهت سرویس و نگهداری از بخش های مختلف و کنترل و نظارت بر نظافت دوره ای مشاعات ساختمان مطابق چک لیست های استاندارد، نظارت بر عملکرد نیروهای خدمات، لابی من و نگهبان، مربیان و … بخش دیگری از وظایف مدیر ساختمان است. در این بخش به اجزای این سرفصل مهم می پردازیم و به تفکیک هر یک را مورد بررسی قرار میدهیم.

1-2- نظارت بر عملکرد تیم نگهداری تاسیسات مکانیکال، الکتریکال، موتورخانه، پمپ خانه، دیزل ژنراتور و … توسط مدیر ساختمان

– تهیه و تدوین مستندات فنی جهت اجرای برنامه های تعمیرات پیشگیرانه، تعمیرات اساسی، اُورهال و ارتقاء سیستم ها

– تعمیرات، نگهداری و ایجاد هرگونه تغییر در تأسیسات برقی، مکانیکی، سیستم گازرسانی و… ، همچنین نصب و جابجایی از وظایف مدیریت ساختمان می‌باشد.

البته کیفیت در این زمینه حرف اول را می‌زند و تمامی موارد می‌بایست بر مبنای دستورالعمل سازنده و توسط افراد متخصص انجام شوند. به همین جهت مدیریت ساختمان باید آگاهی و اشراف کامل به همه موارد داشته و مستندات مربوطه را ثبت و نگهداری کند.

– در این میان بهتر است که در بخش نگهداری تاسیسات، به صورت دوره‌ای آزمایش‌هایی صورت گیرد تا از سلامت و کیفیت عملکرد بخش مورد نظر اطمینان کامل حاصل شود. طبعا نظارت بر این امر نیز در حیطه مسئولیت‌های مدیریت ساختمان قرار دارد.

– تامین سلامت و امنیت یک ساختمان، در زمره مهم‌ترین مسئولیت‌های مدیریت ساختمان قرار می‌گیرد. در این میان، ایمنی تاسیسات، نکته بسیار مهمی است.

بر همین اساس، هرگاه تاسیسات یک مجتمع ساختمانی به تشخیص مسئول نگهداری، با الزامات و نکات ایمنی مطابقت نداشته باشد، مسئول تاسیسات می‌بایست اخطارهایی را صادر کرده و مدیریت ساختمان آن را در معرض دید ساکنین قرار دهد.

در حقیقت، این موضوع که در ارتباط مستقیم با مفهوم HSE یا همان رعایت بهداشت و ایمنی در محیط قرار دارد، در بخش مدیریت ساختمان بسیار شایان توجه است و مدیر ساختمان ضمن اعلام وضعیت و اطلاع رسانی های لازم، در اسرع وقت اقدام به برنامه ریزی و اصلاح موارد اقدام می نماید.

2-2- نظارت بر عملکرد تیم حراست، نگهبانی، لابی من ها، تشریفات و … توسط مدیر ساختمان

ایجاد هماهنگی کامل در کلیه شیفت های چرخشی و نظارت بر تحویل اسناد و اطلاعات جهت چرخش کامل اطلاعات در هر شیفت کاری

– کنترل و نظارت بر فرم های گزارش روزانه و فرمت های مصوب هلدینگ طاها در بخش لابی توسط لابی من ها و لابی وومن ها

– مدیریت و نظارت بر عملکرد تیم تشریفات و ارائه خدمات VIP به ساکنین و بهره برداران مجتمع ها

3-2- مدیر ساختمان و نقش آن در نظارت بر عملکرد تیم نظافتی، فضای سبز و …

– کنترل مستمر بر عملکرد تیم نظافتی و اخذ و تایید چک لیست های مربوط به نظافت در هر بخش از ساختمان و مجتمع های مسکونی، اداری، ویلایی و تجاری جزو وظایف مدیریت ساختمان می باشد.

– بهره گیری و حضور کارشناس گیاه پزشکی در کلیه مجتمع های هلدینگ طاها جهت حفاظت از فضای سبز و روف گاردن ها صورت می پذیرد که مدیریت و نظارت بر عملکرد ایشان بر عهده مدیر ساختمان می باشد.

3) مدیریت مشاعات و کنترل بهره برداری مطابق اساسنامه و آئین نامه های مصوب توسط مدیر ساختمان

– تدوین اساسنامه و آیین نامه های داخلی ساختمان، برگزاری جلسات مجامع عمومی و اجرای تشریفات قانونی آن.

– پیاده سازی ساختار بهره برداری از مشاعات از جمله استخر، سونا و جکوزی و کلیه فضاهای آبی، سالن جیم GYM، سالن سینما، سالن بیلیارد، روف گاردن، سالن اجتماعات و برگزاری مراسمات، منطبق بر آئین نامه های مصوب و فرم های مربوطه.

4) روابط عمومی و برقراری ارتباطات مناسب در مجتمع توسط مدیر ساختمان

بدون شک یکی از شاخصه های یک مدیر ساختمان مناسب و البته موفق، دارا بودن روحیه روابط عمومی و برقراری ارتباطات مناسب و صحیح فی مابین کلیه تیم خدماتی با ذینفعان مجتمع می باشد. همه چیز باید به اندازه باشد و بر مبنای شرح وظایف فردی شکل بگیرد تا محیطی سالم و قانونمند و صد البته همراستا با احترام فی مابین برقرار شود. اینجاست که یک مدیر ساختمان حرفه ای و باتجربه به خوبی از سایر مدیران متمایز میشود. همچنین ایجاد بسترهای اطلاع رسانی در فضای مجازی به ساکنین جهت آگاهی از کلیه امور جاری ساختمان، تهیه و توزیع بروشورهای تخصصی در زمینه قوانین و فرهنگ آپارتمان نشینی جزوی از این سرفصل میباشد.

5) لزوم کنترل و نظارت مدیر ساختمان بر مدیریت مالی و هزینه های جاری ساختمان

– پرداخت شارژ از سوی ساکنین، مهم‌ترین منبع مالی را در اختیار هیئت مدیره مجتمع و مدیریت ساختمان قرار می‌دهد تا با بهره‌گیری از آن، امور جاری مجتمع را سامان دهد. در بسیاری موارد، مدیریت منطبق بر اساسنامه و آئین نامه های مصوب و با همکاری اعضای هیئت مدیره، تایین مقدار شارژ هر واحد و پیگیری پرداخت را عهده‌دار می‌شود.

مدیر ساختمان وظیفه دارد که با برقراری ارتباط درست با ساکنین از درخواست‌ها و شکایت‌های آنها مطلع شده و آنها را پیگیری نماید.

– آنالیز و برآورد شارژ مورد نیاز ساختمان متناسب با سطح رفاه و خدمات درخواستی ساکنین، جمع آوری، وصول شارژ، ارائه رسید پرداخت، حسابداری صندوق ساختمان، بایگانی کلیه تراکنش های مالی و ارائه بیلان های مالی سالیانه و فصلی.

6) مدیریت بازاریابی و فروش، مدیریت نقل و انتقالات در مجتمع ها – ایجاد بستری یکپارچه توسط هلدینگ طاها

مدیریت واحد در بازاریابی و فروش مجتمع ها و نقل و انتقالات علاوه بر ساختارمندی یکپارچه، از منظر برندینگ نیز برای مالکین و سازندگان مهم است.

اینکه مدیر ساختمان برای مشتری خط و سناریوی بازدید تعریف نماید و همه چیز با مدیریت ایشان صورت پذیرد ضمن احساس اطمینان برای درخواست کنندگان و خریداران، این قابلیت را به مدیر ساختمان میدهد که در مسیر تور بازدید، خریدار یا ساکن جدید را از کم و کیف ضوابط و مقررات مجتمع مطلع نموده همچنین افراد و خانواده های متقاضی خرید را مورد بررسی و پایش قرار دهد که ساکنینی در کنار هم در مجتمع قرار گیرند که از حیث فرهنگی با یکدیگر متناسب باشند.

شاید برایتان جذاب باشد که مدیریت یکپارچه در بازاریابی و فروش، برندینگ و مدیریت نقل و انتقالات با مدیریت ساختمان طبق تجربه هلدینگ طاها بیش از 30% (سی درصد) ارزش افزوده بشتر برای مالکین و سازندگان بهمراه داشته است.

7) خلاقیت و پشتکار دو خصلت یک مدیر ساختمان موفق و حرفه ای

یک مدیر ساختمان حرفه ای نیاز به خلاقیت و در عین حال پشتکار فراوان دارد. بهره گیری موثر و مفید از بخش های مختلف ساختمان در جهت ارائه خدمات مطلوب به ساکنین و بهره برداران جز با خلاقیت و پشتکار در کار اجرایی فراهم نمیشود. یک مدیر موفق مستمر در حال بررسی موضوعات و مشکلات جهت یافتن بهترین و بهینه ترین راه حل است. 

8) امانت داری و صداقت و سایر خصیصه های اخلاقی برای یک مدیر حرفه ای و قابل اطمینان یک ضرورت است.

بطور کلی یک مدیر ساختمان اگر تخصص های لازم را داشته باشد اما از حیث اخلاقی و کسب اطمینان ساکنین و بهره برداران دچار مشکل باشد بطور قطع نمیتواند یکپارچگی در مجتمع ایجاد نماید و خانواده ها در سکونت گاه خود که قرار است محل استراحت و رهایی از شلوغی های زندگی روزمره برایشان باشد نمیتوانند ارتباط عمیق و آسوده ای را داشته باشند. همچنین یک مدیر با خصیصه های اخلاقی همچون امانت داری، صداقت و … میتواند با تکیه بر تخصص های خود بهترین خروجی را ارائه نماید.

9) آشنا با نرم افزارها و سیستم های مدیریت ساختمان

امروزه کارها برای همه سنین از طریق نرم افزارها و اپلیکیشن های مختلف انجام میشود. فرقی ندارد چه خدماتی نیاز داشته باشید، شما به دنبال امکانی برای انجام کارها از داخل منزل و بصورت مجازی خواهید بود. لذا بهره گیری از نرم افزارهای نوین در امر مدیریت ساختمان و ارائه خدمات هتلینگ خیلی از دغدغه های ساکنین را برآورده میکند. هلدینگ طاها بعنوان برترین شرکت در زمینه مدیریت برج ها و مجتمع های مسکونی اداری ویلایی تجاری و چند منظوره، بهترین و کاربرپسند ترین نرم افزارها را در اختیار ساکنین و بهره برداران مجتمع ها قرار میدهد.

10) تجربه کافی و صحه صدر در مواجه با نظرات مختلف و گاه متضاد

خلاصه بگوییم که همیشه در مجتمع ها نظرات یکسان نیست. ساکنین علایق متفاوتی دارند و اینجاست که یک مدیر ساختمان قوی و حرفه ای با همراهی و همکاری هیئت مدیره مجتمع ها میتواند بهترین راهکارها را برای کسب رضایت حاکثری فراهم می آورد. صبوری و داشتن گوش شنوا برای دریافت نقطه نظرات و علایق هر یک از ساکنین و بهره گیری از نظرسنجی های دوره ای الکترونیک میتواند یکی از پارامترهای اصلی برای یک مدیر ساختمان حرفه ای باشد.

جمعبندی

تا اینجا سعی نمودیم بطور خلاصه ده شاخصه اصلی یک مدیر ساختمان حرفه ای را بیان نماییم. بله، همانطور که قبلا اشاره شد، مدیریت ساختمان یکی از کارهای بشدت خاص و از حیث سواد آکادمیک، یک تخصص بین رشته ای با انبوهی از خصاصی و تخصص های مختلف است. هلدینگ طاها با بیش از یک دهه تجربه در امر مدیریت مجتمع های لوکس، لاکچری و فاخر، توانسته است بهترین لحظات را برای ساکنین و بهره برداران خود در مجتمع های مسکونی، اداری، ویلایی، تجاری، تفریحی، گردشگری و چند منظوره فراهم آورد. با ما در تماس باشید و از مشاوره ها و بازدیدهای کارشناسی رایگان کارشناسان و مدیران ما بهره مند شوید. تلفن تماس: 22798046 – 021 – وب سایت: HoldingTaha.com